Управление бизнес-процессами, коллективная работа пользователей с документами
Бизнес-процессы (заранее настроенные схемы: от начала до завершения) – один из основных инструментов коллективной работы сотрудников и контроля исполнения поставленных задач.
В системе 1С:Документооборот для Беларуси и ПРОФ, и КОРП версий совместная работа с документами реализована при помощи таких процессов как:
• Рассмотрение
• Исполнение
• Согласование
• Утверждение
• Регистрация
• Ознакомление
• Поручение
• Обработка входящего/исходящего/внутреннего документа
• Комплексный процесс (только в версии КОРП)
Подробнее о каждом из процессов.
1. Рассмотрение
— данный процесс необходим для того, чтобы документ был направлен на рассмотрение ответственному лицу. Он, в свою очередь, может ввести резолюцию и вернуть документ автору для дальнейший действий или самостоятельно отправить его на ознакомление, исполнение. Документ получает статус «Рассмотрен», а в его карточке отображается принятая резолюция.
2. Исполнение
— данный процесс необходим для того, чтобы документ или какое-либо поручение были направлены на исполнение пользователям. При этом можно указывать как конкретных пользователей (ФИО), так и просто их должность (например, «Бухгалтер»). Одного из исполнителей можно назначить ответственным за весь процесс. Стоит также отметить, что в 1С:Документооборот реализована возможность маршрутизации процесса (исполнить поручение должны все сразу; по очереди или смешанно), а также предоставляется на выбор несколько вариантов сроков исполнения (общий для всех исполнителей; персональный для каждого; для кого-то общий, а для кого-то персональный).
3. Согласование
— в ходе данного процесса документ, файл или какое-либо поручение направляются на согласование с ответственными лицами, затем возвращаются к автору, который видит результаты согласования и, в случае чего, может запустить процесс повторно. В конфигурации 1С:Документооборот возможны следующие варианты согласования:
• Параллельное (все сразу)
• Последовательное (по очереди)
• Смешанное (ряд пользователей сразу, некоторые по очереди)
При этом в качестве согласующих лиц можно указывать как конкретных пользователей (ФИО), так и только должность (например, «Начальник отдела»). Сроки согласования общие для всех согласующих или отдельные для каждого.
Варианты результатов процесса согласования в 1С:Документооборот для Беларуси:
• «Согласовано»
• «Согласовано с замечаниями»
• «Не согласовано»
— в случае отрицательного результата согласования документ/файл/поручение могут быть доработаны и затем запускается следующий цикл. Все циклы согласования подсчитываются и сохраняются в истории.
К слову, в 1С:Документооборот есть также возможность подписывать результаты согласования электронной подписью.
4. Утверждение
— в ходе данного процесса документ передаётся на утверждение к ответственному лицу, затем направляется к его автору для ознакомления с результатами.
5. Регистрация
— документ передаётся секретарю, который присваивает ему регистрационный номер, ставит печать компании и отправляет корреспонденту. В случае неправильного оформления документа ответственное лицо может его не регистрировать и вернуть на доработку автору.
6. Ознакомление
— данный процесс необходим для того, чтобы разослать документ пользователям для ознакомления.
7. Поручение
— благодаря этому процессу можно давать поручения пользователям и контролировать исполнение.
8. Обработка входящего документа
— данный процесс автоматизирует весь цикл обработки входящего документа (исполнение, рассмотрение, списание в дело).
9. Обработка исходящего документа
— данный процесс автоматизирует весь цикл создания исходящего документа (утверждение, регистрация, согласование).
10. Обработка внутреннего документа
— данный процесс автоматизирует весь цикл создания внутреннего документа (рассмотрение, согласование, регистрация, утверждение, исполнение/ознакомление, списание в дело).
11. Комплексный процесс (только в КОРП версии)
— данный процесс состоит из отдельных этапов и позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа.
В 1С:Документооборот английской и КОРП версий сроки исполнения бизнес-процессов, которые, к слову, могут исчисляться в днях, часах и минутах, контролируются с учётом графиков работ сотрудников.
Запуск бизнес-процессов в системе осуществляется как вручную, так и автоматически. Кроме того, реализована иерархия подчинённости процессов и задач. То есть в ходе создания бизнес-процесса вы можете указать, что он подчинённый по отношению к задаче другого процесса. В результате выстраивается иерархия, которую в зависимости от прав доступа могут видеть все участники данных бизнес-процессов.
Процессы в 1С:Документооборот могут содержать несколько предметов, то есть ссылки на документы, файлы, мероприятия, а также файлы с диска. Вы также можете приостановить бизнес-процесс. При этом временная остановка затронет все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.