О клиенте:

ООО «Табак-инвест» – производитель табачных изделий собственных торговых марок «Корона» и «Форт» на территории Республики Беларусь.
Предприятие успешно сотрудничает с крупнейшими мировыми производителями и владельцами известных табачных брендов.

Общая численность компании: 7800 человек
Количество автоматизированных рабочих мест: 200
Вариант работы системы: Клиент-серверный
Окончание проекта: 2019 год

Задачи:

Перед предприятием стояла задача по внедрению системы электронного документооборота, сканирования документов, учету входящих, исходящих и внутренних документов, безопасному хранению и доступу к документам, сокращению времени коллективной обработки документов, электронного согласования документов, использовании мобильных клиентов документооборота.

Выбор продукта:

Среди существующих систем электронного документооборота было выбрано несколько. С учётом перспектив развития интеграции с продуктами на платформе 1С, итоговое решение было принято в пользу программного продукта «1С:Документооборот».
Основные преимущества перед другими системами: хорошее наполнение и постоянное развитие функционала данного продукта, удобство лицензирования рабочих мест, возможность дальнейшей интеграции с существующими системами учёта на платформе «1С:Предприятие 8», наличие большого количества специалистов по сопровождению.

Выбор подрядчика:

Для внедрения программы «1С:Документооборот для Беларуси КОРП» мы выбрали компанию «Азбука управления», которая известна на рынке как организация, имеющая профессиональных сертифицированных специалистов, которые ответственно относятся к поставленной задаче.

Этапы проведённых работ:

• произвели консультации по выбору программного обеспечения и предложили варианты его сопровождения
• настройка сервера СУБД;
• настройка сервера 1С;
• настройка web–сервера;
• настройка мобильного клиента;
• разработка положений и инструкций;
• сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
• планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
• создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
• интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятие»;
• интеграция со сторонними системами автоматизации;
• начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учёта;
• ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков;
• перенос данных из предыдущих систем автоматизации;
• доставка программных продуктов в офис заказчика и установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
• обучение сотрудников организации.

Работы по адаптации типового решения:

Специалисты «Азбука управления» разработали и передали заказчику краткие инструкции пользователей. У каждого пользователя создали комплект необходимых инструкций.
Провели обучение пользователей в презентационной форме, для отдельных категорий провели курсы на территории заказчика.

Внедрение «1С:Документооборот КОРП для Беларуси» в ООО «Табак-инвест» позволило автоматизировать:
• делопроизводство;
• работу с документами, файлами, почтой;
• работу с мероприятиями;
• процессы движения документов;
• учёт рабочего времени;
• учёт договоров;
• работу с обращениями граждан;
• учёт и контроль исполнения поручений;
• ведение архива;
• формирование отчётности;
• разграничение прав доступа;
• обмен с СМДО;
• использование потокового сканирования.

Результаты внедрения системы «1С:Документооборот 8 КОРП»:

— автоматизация работы отдела делопроизводства, ускорение процессов согласования и исполнения документов, возможность удалённого участия сотрудников в делопроизводстве предприятия, унификация формы документов подразделений организации.
Функционал данного продукта помог повысить качество и скорость взаимодействия между различными подразделениями организации, обеспечил доступность информации, необходимой в повседневной деятельности сотрудников.
— ускорены процессы прохождения документов (ознакомление, рассмотрение, согласование);
— исключена возможность утери документов;
— руководство получило возможность отслеживать состояние поручений и формировать отчёты по исполнительской дисциплине;
— рядовые сотрудники получили быстрый доступ к документам учреждения со своего рабочего места, что сократило потерю рабочего времени.

Система передана в опытно-промышленную эксплуатацию в феврале 2019 года. В дальнейшем планируется внедрить использование ЭЦП при согласовании и утверждении документов.