О клиенте:

ОАО «БелГрузМагистраль» — подведомственная организация Министерству транспорта и коммуникаций Республики Беларусь. Занимается различными вариантами грузоперевозок, диагностикой и ремонтом автотранспорта, сдачей в аренду подконтрольных помещений и многим другим.

Отрасль: Торговля, склад, логистика, транспорт
Общая численность компании: 150 человек
Количество автоматизированных рабочих мест: 1
Вариант работы системы: Файловый
Окончание проекта: 2019 год

Задачи:

Для автоматизации документооборота, прогресса в эффективности управления, повышения исполнительной дисциплины, а также обмена документами через систему межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО) нами принято решение внедрить систему электронного документооборота.
ОАО «БелГрузМагистраль» оказывает огромное количество услуг и имеет большое количество ресурсов (одно то, что организация расположена на территории площадью 9,6161 га, много о чём говорит), — всё это влечёт за собой работу со множеством документов. Кроме того, учитывая подведомственную структуру организации, подключение к системе межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь стало необходимостью.

Выбор подрядчика:

Решить вопросы по упорядочиванию системы документооборота и подключения компании к СМДО взялась компания «Азбука управления». Специалисты компании наиболее полно описали процесс использования программного продукта и процесс внедрения, поэтому и были выбраны в качестве подрядчика по внедрению.

Выбор продукта:

Компания «Азбука управления» грамотно провела консультацию по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения, учитывая потребности нашего бизнеса. Таким образом, в качестве основного программного продукта, на базе которого будут решаться наши задачи, мы выбрали «1С:Документооборот КОРП для Беларуси».
Главной задачей внедрения программного продукта 1С:Документооборот КОРП было:
• контроль и упорядочение внутреннего и внешнего движения документов;
• перевод согласования в электронный вид;
• создание архива документов;
• обмен документами через Систему межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО).
Выбор был сделан в пользу 1С:Документооборот КОРП также потому, что предприятие уже работало с продуктами «1С:Предприятие 8», одна из целей внедрения – настроить интеграцию с основной IT-системой предприятия.

Работы по адаптации типового решения:

• интервью с ключевыми пользователями, формирование спецификации требований, разработка методологии и план-графика работ;
• настройка рабочих групп пользователей и делегирования прав;
• настройка шаблонов документов;
• настройка обмена документами через Систему межведомственного документооборота (СМДО);
• обучение;
• запуск в промышленную эксплуатацию.

Внедрение «1С:Документооборот КОРП для Беларуси» в ОАО «БелГрузМагистраль» позволило автоматизировать:

• работу с договорами;
• процессы движения документов;
• ведение архива;
• разграничение доступа к документам по различным критериям;
• обмен документами через Систему межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО)

Результаты проекта:

ОАО «БелГрузМагистраль» перевел документацию в электронный вид, регламентировал и автоматизировал процессы согласования документов и соответственно ускорил эти процессы.
После запуска системы руководители компании смогли более качественно выполнять задачи по постановке задач и контролю их исполнения.
После подключения к СМДО заказчик получил возможность оперативно обмениваться электронными документами с белорусскими ведомствами и компания.

Система принята в промышленную эксплуатацию в июле 2019 года. Автоматизировано 1 рабочее место.
Внедрить систему удалось без вмешательства в конфигурацию, которая осталась полностью на поддержке. В настоящее время ведётся информационно-технологическое сопровождение организации: оформлено льготное сопровождение «1С:ИТС» и осуществляется методическая поддержка пользователей системы.