О клиенте:

Республиканское транспортно-экспедиционное унитарное предприятие «Белинтертранс — транспортно-логистический центр» Белорусской железной дороги — транспортная компания, оператор железнодорожных перевозок. Оказывает полный комплекс транспортно-логистических и -экспедиционных услуг, перевозку грузов контейнерными поездами, доставку грузов, таможенное оформление, страхование грузов и другое.

Отрасль: Торговля, склад, логистика, транспорт, Железнодорожный транспорт
Общая численность компании: 580 человек
Количество автоматизированных рабочих мест: 30
Вариант работы системы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Окончание проекта: 2019 год

Задачи:

Внедрение системы электронного документооборота, сканирования документов, учёт входящих, исходящих и внутренних документов, безопасное хранение и доступ к документам, сокращение времени коллективной обработки и электронного согласования документов, использование мобильных клиентов документооборота.

Выбор подрядчика:

Для внедрения программы «1С:Документооборот КОРП для Беларуси» заказчик выбрал «Азбуку управления», — известную на рынке компанию с сертифицированными специалистами, которые ответственно относятся к поставленной задаче.

Выбор продукта:

Среди существующих систем электронного документооборота было выбрано несколько. В итоге заказчик (с учётом перспектив развития интеграции с продуктами на платформе 1С) остановился на «1С:Документооборот».
Основными преимуществами данного программного продукта перед другими системами стали: хорошее наполнение и постоянное развитие функционала, удобство лицензирования рабочих мест, возможность дальнейшей интеграции с существующими системами учёта на платформе «1С:Предприятие 8», наличие большого количества специалистов по сопровождению.

Выполненные работы:

В ходе внедрения системы электронного документооборота специалистами «Азбука управления» был выбран клиент-серверный вариант с использованием MS SQL сервера.
Проведены следующие работы:
• Настройка сервера СУБД;
• Настройка сервера 1С;
• Настройка WEB-сервера;
• Настройка мобильного клиента;
• Разработка положений и инструкций;
• Установка 1С на рабочих местах;
• Обучение сотрудников организации.

Результаты внедрения:

• ускорен процесс движения документов (ознакомление, рассмотрение, согласование, исполнение);
• исключена возможность ошибки и утери документов;
• руководство получило возможность отслеживать состояние поручений и формировать отчёты по исполнительской дисциплине;
• рядовые сотрудники получили быстрый доступ к документам учреждения со своего рабочего места, что сократило потери рабочего времени сотрудников;
• приведена в порядок иерархия доступа к различным базам документов;
• формы документов отделов приведены к единому стандарту.

Автоматизированы следующие функции:
• делопроизводство;
• работа с документами, с файлами, с почтой;
• процессы документооборота и ведение архива;
• учёт и контроль исполнения поручений, разграничение прав доступа;
• формирование отчётности;
• обмен с СМДО;
• использование потокового сканирования.

Система передана в опытно-промышленную эксплуатацию в октябре 2019 года. В дальнейшем планируется внедрить использование ЭЦП при согласовании и утверждении документов.